Nieuwbouw planning stress door onbekende opleverdatum!

Zelf zijn we er in de loop der jaren wel aan gewend geraakt en hebben ‘er een soort van mee leren werken’. Voor de meeste nieuwbouwwoning eigenaren is het echter een nieuw fenomeen. Waar we het over hebben? Planning stress bij een nieuwbouwwoning!

Hoe plannen jullie vooruit als er geen opleverdatums van nieuwbouwwoningen beschikbaar zijn?

Ondanks dat aannemers vooraf geen vaste opleverdatum door communiceren geven zij wel altijd een prognose af voor een bepaalde periode. Zij geven dan bijvoorbeeld aan dat de woning eind derde kwartaal wordt opgeleverd. In dat geval voeren mensen tijdens het offerteproces in dat de gewenste startdatum half september is, zeg 15 september. Na het online ondertekenen van de offerte komen mensen automatisch met deze datum in onze (voor)agenda. In deze agenda staan al onze projecten gerangschikt op verwachte uitvoerdatum. Op deze manier kunnen wij ruim van tevoren zien wanneer er teveel druk op een bepaalde periode ontstaat zodat wij geen projecten meer kunnen aannemen voor deze periode. Toch blijft ook dit zeer lastig plannen in de (voor)agenda aangezien ook deze datums regelmatig fluctueren door updates van aannemers inzake de opleveringsdatum bij nieuwbouw stucen.

Fluctuerende agenda

De hoofdreden dat wij bijvoorbeeld het hebben van een reservelijst (de reservebank) zelf ook prettig vinden is dat wij op deze manier gaten in onze constant fluctuerende agenda kunnen vullen. Doordat wij vaak maanden van tevoren bepaalde maanden ‘afsluiten’ en geen projecten meer aannemen zeggen wij ook regelmatig bij voorbaat mogelijke projecten af. Als onze (voor)agenda vol zit voor een bepaalde periode zijn wij genoodzaakt om ‘nee te verkopen’. Puur om onszelf maar indirect ook de klant in bescherming te nemen. Een te hoge werkdruk leidt doorgaans namelijk tot een kwalitatief minder product. Hier is niemand bij gebaat.

Het lastige van deze onzekere branche is echter dat wanneer deze periode daadwerkelijk aanbreekt het zou kunnen voorkomen dat de projecten die wij oorspronkelijk hadden staan in de (voor)agenda weer verschoven zijn. Hierdoor kunnen wij gek genoeg ineens een relatief rustige maand hebben. Terwijl een maand verderop juist weer een overlap van projecten kan ontstaan wat enorme druk met zich meebrengt.

Als de ‘afgezegde projecten’ op de reservebank hadden plaatsgenomen konden ze mooi naar voren worden geschoven om zo de agenda weer op te vullen. Zo snijdt het mes aan twee kanten. U blij, wij blij. Een mogelijk bijkomend voordeel voor ons is dat de overlap van projecten in de daaropvolgende maand zo juist wordt verlicht doordat ‘het reserve project’ verdwijnt uit deze maand.

Gladde witte wanden en plafonds zonder gedoe?

Overlappende projecten

We refereerde er net al even aan, een mogelijke overlap van projecten. Dit is iets wat wij ten allen tijde proberen te vermijden maar vanaf een bepaald moment niet meer zelf in de hand hebben. Wij zijn namelijk indirect volledig afhankelijk van een hoofdaannemer wanneer zij woningen opleveren. In theorie zou het zomaar kunnen dat al onze projecten van een bepaalde maand worden opgeschoven naar een maand daarna. U kan zich misschien enigszins voorstellen wat dit bij ons teweeg brengt. Wij dragen de naast verantwoordelijkheid om een kwalitatief product af te leveren bij onze klanten tevens de verantwoordelijkheid voor onze medewerkers qua inkomen maar ook de duurzame inzetbaarheid. De ene maand thuis zitten en de maand erop dubbele diensten is alles behalve duurzaam en dus geen optie.

Hoe lossen jullie dit dan op?

Dat is zeer lastig. Laten we vooropstellen dat wij als klein stukadoorsbedrijf de kern van het probleem niet kunnen oplossen. Zolang aannemers structureel niks veranderen aan het aanhouden van een planning en het tijdig kenbaar maken van de opleverdatums we niks anders kunnen dan ‘het beste ervan maken’. U kunt ervan uitgaan dat wij alles doen wat in onze macht ligt om het voor iedereen ‘leuk’ te houden. Het enige wat wij van u vragen is begrip en genoeg ruimte aan te houden in uw planning. We streven samen namelijk naar stressvrij plannen!

Stressvrij plannen

Wanneer we steeds dichterbij de opleverdatum komen is het verstandig om alvast voorzichtig na te gaan denken over uw planning. Over het algemeen hebben mensen namelijk diverse vaklieden zoals een stukadoor, vloer- en keukenspecialist achter elkaar in te plannen. Aangezien elke specialist ook zijn eigen planning heeft is het verstandig om voor elke specialist een ruime tijd aan te houden om de werkzaamheden uit te kunnen voeren.

Om deze reden hanteren wij een vast tijdvak voor onze werkzaamheden. Wij zien dit tijdvak als een puzzelstukje. Wanneer wij alle puzzelstukjes voor een bepaalde periode tot onze beschikking hebben begint het daadwerkelijke puzzelen.

Hogeschool puzzelen

Puzzelen? Jazeker, de afwerkingswerkzaamheden van verschillende zojuist opgeleverde nieuwbouwwoningen zo in elkaar plannen dat elke betrokken partij hier vrede mee heeft is een enorme uitdaging en noemen wij ‘hogeschool puzzelen’. Zeker als je bedenkt dat definitieve opleverdatums pas 4 tot 2 weken van tevoren bekend worden gemaakt. En er misschien in de weken of maanden voor deze periode dermate veel verschuivingen zijn geweest dat er een overschot aan projecten bij ons is ontstaan voor een bepaalde periode.

Met het leggen van deze puzzel houden we naast de werktijden en voorkeur van de bewoners rekening met allerlei factoren. Denk hierbij aan het type en de grootte van het project, de moeilijkheidsgraad, eventuele droogtijden, de beschikbaarheid en maximale werkbelasting van onze specialisten. Maar uiteraard ook de plaats van uitvoer (stad of dorp), de toegang en bereikbaarheid rondom een project en de afstand van verschillende projecten tot elkaar.

Een nieuwbouw stukadoor die meedenkt?

Vast tijdvak

Zojuist bespraken wij al even het tijdvak, de tijd en ruimte die wij nodig hebben om onze puzzel zo strak en efficiënt mogelijk te kunnen leggen. Wanneer u een tijdvak aan ons doorgeeft kunt u erop rekenen dat wij de alle stucwerkzaamheden voor het eind van dat tijdvak tot uitvoer zullen brengen. Wanneer wij klaar zijn met het leggen van de puzzel hoort u de definitieve uitvoerdatums van ons.

Het tijdvak bestrijkt 4 werkweken. Een tijdvak start op de maandag van de eerste volle week nadat wij zouden kunnen beginnen met de werkzaamheden. Mocht u planningstechnisch gebaat zijn bij het opsplitsen van deze 4 weken, bijvoorbeeld wanneer u besluit om tussentijds een vloer en/of keuken te plaatsen, zou het tijdvak in tweeën gesplitst kunnen worden.

Laten we er aan de hand van twee voorbeelden even dieper op in duiken om zo iets meer duidelijkheid te creëren.

Voorbeeld 1

Stel dat uw woning op dinsdag 8 maart wordt opgeleverd. Er hoeven geen andere werkzaamheden uitgevoerd te worden die van belang zijn voordat wij kunnen starten. En met andere werkzaamheden bedoelen wij niet zozeer de kleine punten uit de ToDo-list, maar bijvoorbeeld het verleggen van leidingen of het plaatsen van een wandje. Indien dit niet aan de orde is zouden wij vanaf de eerstvolgende dag, woensdag 9 maart, van start kunnen gaan. Dit betekent dat het officiële tijdvak vanaf maandag 14 maart van start zal gaan gaat en tot 4 werkweken daarna zal lopen. Dat houdt in dat wij uiterlijk vrijdag 8 april alle werkzaamheden volledig hebben afgerond en de woning weer aan u hebben opgeleverd.

Vervolgwerkzaamheden als het leggen van een vloer of plaatsen van een keuken zouden in principe vanaf de dag erna, zaterdag 9 april kunnen starten. Ter verduidelijking hebben we het even verwerkt in de kalender hiernaast (of voor mobiel hieronder).

Wanneer wij klaar zijn met het leggen van onze planning puzzel ontvangt u de definitieve uitvoerdatums van ons. Uiteraard staat het u vrij om ons al eerder te contacteren om te vragen of wij al iets weten m.b.t. de planning.

Voorbeeld 2

U heeft zojuist van uw aannemer te horen gekregen dat uw woning op vrijdag 2 september wordt opgeleverd. Het is de bedoeling dat u eerst nog even wat leidingen gaat verleggen. Deze werkzaamheden worden in het weekend direct afgerond zodat wij maandag 5 september welkom zijn. Dit is de dag dat het officiële tijdvak van start zal gaan. Als we de 4 werkweken weer even als uitgangspunt nemen zouden wij uiterlijk vrijdag 30 september klaar zijn. U geeft echter aan dat de vloer in week 38 (19 t/m 23 september) gelegd zal worden. Dit is prima geen enkel punt voor ons. Wel zal het tijdvak van 4 weken in tweeën worden gedeeld. Hierdoor zijn wij niet op vrijdag 30 september klaar met alle werkzaamheden maar uiterlijk de vrijdag daarna op 7 oktober. Vanaf zaterdag 8 oktober zou u vervolgwerkzaamheden als het plaatsen van de keuken kunnen in plannen.

Samen in het bootje naar de overkant!

Wij hopen dat u aan de hand van de bovenstaande alinea’s een beter beeld heeft kunnen vormen van de aankomende planningsperiode en hoe we die samen gaan vormgeven. We zeggen bewust ‘samen’. U mag van ons een bepaalde flexibiliteit verwachten, deze verwachten wij echter net zo goed andersom. Gekscherend zeggen wij wel eens “We stappen samen in een bootje en dienen zonder nat pak de overkant te halen”. Dit kan alleen als we ‘eventuele stormen’ samen trotseren. Door goede communicatie, pro-actief en redelijk te blijven naar elkaar halen we samen ‘droog’ de overkant.

U kunt erop rekenen dat wij alle stucwerkzaamheden zo spoedig na oplevering proberen te volbrengen. Maar er blijft altijd een kleine kans dat u misschien iets langer op ons dient te wachten dan u aanvankelijk wenste. Wij streven er echter naar om altijd binnen 2 weken van start te gaan, uitzonderingen daargelaten. Heeft u een strakke deadline met nauwelijks speling is dit uw eigen verantwoordelijkheid. Zolang u ons niet kan garanderen dat een woning op een bepaalde datum is opgeleverd kunnen wij u niet garanderen dat wij voor een bepaalde datum de werkzaamheden hebben afgerond.

Wij zullen u altijd bijstaan en helpen waar wij kunnen, echter laten wij ons niet onder druk zetten. Wat niet kan, kan niet. In een dergelijke situatie zou het misschien verstandiger kunnen zijn om alsnog op zoek te gaan naar een andere partij, hoe zeer wij dit ook betreuren.